Задача

Girl Scouts of Japan – организация национального уровня, которая включает 47 местных советов и насчитывает около 40 000 участниц. Она является членом Всемирной ассоциации девочек-гайдов и девочек-скаутов – крупнейшего добровольного объединения девочек и молодых женщин. Сущность деятельности Girl Scouts of Japan состоит в неформальном образовании, которое позволяет участницам в полной мере раскрыть свой потенциал.

Коллектив Girl Scouts of Japan достаточно велик, и организовать взаимодействие в нем непросто. Поскольку организация включает представительниц различных сообществ и возрастных групп, система коммуникаций должна была обеспечивать безопасность и конфиденциальность всех участниц, особенно несовершеннолетних. Также руководителям Girl Scouts of Japan требовались инструменты, позволяющие отслеживать ход и результативность различных мероприятий, которые проводятся представителями организации по всей стране. Такие инструменты помогают руководителям подразделений отправлять вышестоящему начальству отчеты о графике проведения мероприятий, их посещаемости и т. д. Требовалось решение, эффективно объединяющее все подразделения, которое можно было при ограниченных затратах внедрить во всех регионах Японии, где действует Girl Scouts of Japan.

История успеха

С решимостью, достойной скаута, команда Girl Scouts of Japan внедрила во всех своих местных советах продукты Google для некоммерческих организаций, чтобы унифицировать рабочие процессы и сделать их более эффективными. Первым был внедрен пакет Google Workspace. Помимо прочего, он включает Google Формы, которые можно добавлять на веб-страницы. Организация использовала этот инструмент для создания учебных онлайн-курсов по основам скаутского движения и развитию лидерских качеств. Участницы, которые успешно прошли эти курсы, получали значки от местных советов. Движение девочек-скаутов существует уже более века, но Google Формы помогли организации Girl Scouts of Japan привнести в его деятельность нечто принципиально новое.

Уровень технических знаний участников Girl Scouts of Japan неоднороден, но такие инструменты, как Формы и Таблицы, позволяют всем им успешно обмениваться информацией с минимальными трудозатратами. Организация имеет иерархическую структуру: местные советы подчиняются центральному офису. Продукты Google Workspace позволяют учитывать это в настройках: при необходимости можно предоставить определенным пользователям доступ к файлам, которые относятся только к их филиалу, а не ко всем документам сразу. Это позволяет распространять инструкции, обеспечивать информационную поддержку мероприятий по формированию сплоченного коллектива и в то же время поддерживать высокий уровень информационной безопасности. Благодаря почтовому сервису Gmail и настройкам конфиденциальности Google представители Girl Scouts of Japan могут не беспокоиться о спаме и других угрозах. У любого участника есть доступ к веб-страницам на платформе Google Сайтов, которые местные советы также используют для публикации важных сведений. Сайты, созданные с помощью этого сервиса, легко обновлять.

Girl Scouts of Japan не только использует продукты Google для некоммерческих организаций в целях внутренней коммуникации, но и с недавнего времени успешно применяет эти решения для взаимодействия со сторонней аудиторией. С помощью Ad Grants и YouTube организация рассказывает о результатах своей работы широкому кругу пользователей и привлекает новых участниц. Для этого на YouTube публикуются видео с мероприятий, направленных на сплочение коллектива, ролики о жизни в летнем лагере, а также записи хорового пения.

Чтобы публиковать информацию о мероприятиях и привлекать на них больше людей, команда использует Google Карты. Пользователи, не состоящие в организации, могут легко найти сведения о сборах девочек-скаутов в любом районе Японии. Используя Google Maps API в рамках программы Earth Outreach, руководители Girl Scouts of Japan получили возможность оценивать, насколько успешно им удается вовлекать в свою деятельность как текущих участниц, так и потенциальных новичков. Наконец, совместив Google Maps API и возможности YouTube, активисты организации создали виртуальный тур по пяти подразделениям организации девочек-скаутов в разных странах. Он позволяет получить представление о масштабах скаутского движения и дает участницам возможность почувствовать себя частью большой команды.

Инструменты Google для некоммерческих организаций не только полезны в организации и проведении программ Girl Scouts of Japan, но также помогают создать наглядные материалы, в которых рассказывается о нашей важной работе по поддержке девочек и женщин.

Румико Мегуро, головной офис Girl Scouts of Japan, команда по привлечению пожертвований и связям с общественностью

Результат

Girl Scouts of Japan – это крупная организация, действующая во всех регионах Японии, поэтому для нее особую роль играют решения, позволяющие проводить масштабные мероприятия. По программе удаленного обучения, подготовленной командой Girl Scouts of Japan с использованием Google Форм, более чем 7000 участниц смогли пройти подготовку в самых разных областях – от истории скаутского объединения девочек до важных бытовых навыков. Продукты Google Workspace позволяют создать информационную среду с высоким уровнем защиты конфиденциальных данных, в особенности финансовых, которая включает пользователей в различных регионах.

Использование Google Workspace позволило значительно повысить эффективность работы организации. Раньше лишь некоторые сотрудники пользовались продуктами Google, поэтому им приходилось одновременно контролировать несколько аккаунтов электронной почты. Это, в свою очередь, создавало потенциальный риск для безопасности. Когда команда Girl Scouts of Japan перешла на Google Workspace, каждый пользователь получил по одному адресу для всех рабочих нужд. При таком подходе снижается риск потери корпоративных документов при увольнении сотрудника. В этом сервисе компания может централизованно управлять всеми своими пользователями, тогда как раньше для добавления новых аккаунтов или удаления старых требовалось отправлять запрос стороннему поставщику. Переход на инструменты Google обеспечил экономию времени при осуществлении основных рабочих операций, что позволяет коллективу уделять больше времени своим ключевым задачам.

Благодаря Google для некоммерческих организаций проект стал известнее, его команда смогла успешно публиковать множество разных материалов и эффективнее оказывать поддержку девочкам и молодым женщинам в Японии. Раньше анонсы любых мероприятий приходилось размещать в одном длинном списке, но теперь команда отмечает места их проведения на карте Google, встроенной на сайт проекта, выделяя их разными цветами по месяцам и темам. После интеграции с Google Картами анонсы мероприятий стали получать на 18 000 просмотров больше. Желающим вступить в организацию тоже стало проще находить ближайшие филиалы.

Для достижения успеха организации Girl Scouts of Japan очень важно публиковать отчеты о результатах работы в наглядном виде. Размещая рекламу в рамках программы Ad Grants, организация сумела расширить свою аудиторию. Прирост посещений сайта составил 500% – его просматривают более 3000 пользователей в месяц. Чтобы рассказать всей стране о глобальных кампаниях, таких как "Нет насилию", активисты создают объявления, продвигающие гендерное равенство, терпимость и т. д. На канале Girl Scouts of Japan на YouTube можно посмотреть, как девочки из разных отрядов поют свою командную скаутскую песню I’ll Think of You (Я думаю о тебе), написанную Куртом Шнайдером. Таких роликов набралось уже 43. Видео, подсказки и аннотации позволяют публиковать дополнительные сведения о деятельности Girl Scouts of Japan и привлекать новых участниц. Некоторые материалы набрали уже свыше 20 000 просмотров. Канал YouTube помогает этой организации успешно решать свои важнейшие задачи.

Girl Scouts of Japan проводит различные программы во всех районах Японии. Среди этих мероприятий – инициатива по развитию самооценки (совместно с Всемирной ассоциацией девочек-скаутов и DOVE) и кампания "Нет насилию" по профилактике насилия над женщинами. Инструменты Google для некоммерческих организаций помогают не только слаженно работать, но и создавать наглядные материалы, в которых рассказывается о проектах по поддержке девочек и женщин.